Secrétaire / chargé(e) d’accueil – Aix

Type de poste

CDD à temps partiel. Possibilités d’évolution vers un CDI. Temps partiel (28h30 par semaine).

Contexte

Ce poste est à pourvoir dans le cadre du développement de la MDA 13Nord.

Missions

Assister l’équipe dans ses missions :

  • Organiser les réunions d’orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions,
  • Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers…,
  • Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur,
  • Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…),

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille :

  • Assurer l’accueil du public physique et téléphonique,
  • Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien,
  • Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées,
  • Gérer la réception des appels, les rendez-vous,
  • Collecter les données sur les patients et renseigner les tableaux de bord de suivi,
  • Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA :

  • Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, …),
  • Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin,
  • Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat administratif :

  • Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA,
  • Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers…,
  • Classer, archiver, ranger,
  • Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.

Compétences souhaitées

  • Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur, powerpoint…) et informatiques (internet),
  • Technique de secrétariat,
  • Méthode de classement et d’archivage,
  • Modalités d’accueil,
  • Aisance dans la relation à l’autre, envers le public adolescent et les familles,
  • Technique de prise de note,
  • Technique de gestion administrative.

Aptitudes professionnelles :

  • Capacité à hiérarchiser les urgences,
  • Capacité à prendre du recul,
  • Capacités rédactionnelles,
  • Aptitude à la polyvalence,
  • Capacité à rendre compte auprès du responsable.

Profil :

  • Écoute,
  • Disponibilité,
  • Sens des relations interpersonnelles,
  • Sens du travail en équipe et en réseau pluridisciplinaire et multi partenarial,
  • Rigueur et méthode,
  • Ouverture d’esprit,
  • Force de propositions,
  • Dynamisme,
  • Créativité,
  • Motivation pour l’accompagnement des personnes.

Formations et diplômes

  • Bac Pro à bac +2
  • BEP Carrières sanitaires et sociales (suivi d’une classe d’adaptation)
  • BAC SMS (Sciences médico-sociales) (suivi d’une formation en secrétariat médicale)

Liens hierarchiques

Sous la responsabilité de la coordinatrice de l’antenne de Miramas.

Lieu d'intervention / Secteur

MDA 13Nord / Antenne d’Aix-en-Provence. Ce poste peut nécessiter des déplacements.

Horaires et présence

Travail du lundi au vendredi pour un total de 28h30 hebdomadaire (plages horaires à définir). Fermeture à 19h, 5 jours par semaine. RTT Bureau et équipement bureautique mis à disposition.

Prise de fonction

Lundi 2 septembre

Rémunération

1400€ à 1500€ par mois (Grille salariale convention 66)

Contact et candidature

Candidature (CV et lettre de motivation) à envoyer par mail à Mme Clémentine GUILLET, Directrice de la MDA 13Nord et de Mme Célia CHOBEAUX, Adjointe de direction, par voie électronique à l’adresse suivante : direction@mda13nord.fr

Postuler en ligne

Envoyez-nous votre candidature avec CV et lettre de motivation au format .pdf, via le formulaire ci-dessous.

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