Secrétaire / chargé(e) d’accueil – Arles

Assister l’équipe dans ses missions :

• Organiser les réunions d’orientations cliniques et si besoin les synthèses et autres réunions ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Procéder à la tenue des plannings/agendas du médecin coordinateur ;
• Procéder à la tenue des dossiers patients (classement, saisie…).

Assurer l’accueil des jeunes et de leur famille :

• Assurer l’accueil du public physique et téléphonique ;
• Animer l’espace d’accueil, participer à son aménagement et son entretien ;
• Faire le suivi des dossiers des jeunes et de leurs familles accompagnées ;
• Gérer la réception des appels, les rendez-vous ;
• Collecter les données sur les usagers et renseigner les tableaux de bord de suivi, logiciel d’activité ;
• Garantir la confidentialité des informations.

Contribuer à la valorisation de l’activité de la MDA :

• Mettre à jour des données de suivi d’activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats…) ;
• Contribuer à l’élaboration du bilan de l’activité d’accueil/soin ;
• Saisir et mettre en forme les documents.

Secrétariat administratif :

• Assurer des tâches administratives selon les besoins de la MDA ;
• Concevoir et rédiger les notes, rapports, comptes rendus, courriers… ;
• Classer, archiver, ranger ;
• Suivre l’état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes avec la secrétaire de direction.